「タスク管理」に悩んでませんか？
最近はEvernoteを用いたライフログに関する記事を書いていました。
興味を持ってくれる人にとっては少なからず参考になる内容だと思いますが、興味のない人からしたら本当につまらない記事だと思います。それで良いんです。みんなに響かせようなんて思ってないですから。この記事を見て、何かしらの気付きを得てもらえたら嬉しく思います。今日は新卒研修に参加してきましたが、他事業部のメンバーから「Evernote始めてみました！今度使い方教えてください！」という嬉しい声ももらいました。こんな小さな出来事でも、このブログをスタートして良かったなと感じます。
「タスク管理」
仕事をしていく上で、1回は考えたことがあるのでは？
そして、ライフハックをしていく上ではとても大切な要素だと思っています。
その前に、、、
★そもそも「タスク管理」とは？
www.e-sales.jp
★「タスク」と「ToDo」の違いとは？
lance3.net
みたいなことが気になる方もいると思います。気になる方はそれぞれ記事を確認してください。
簡単に言うと、「タスク管理」とは、、、
『自分が掲げている目標を達成させるために必要な「アクション」を整理・コントロールすること』
「タスク管理ができなくなってきた」
「タスク管理に追われて時間が取れない」
などの声をよく聞きますが、これって本質的ではないと思っています。ほとんどの人にとって「タスク管理」をすること自体が仕事ではないと思うので、「タスク管理」に時間を取るのは本当にもったいないことです。
だけど、抱えている仕事が多すぎると、タスクを管理して進めていかないと自分の仕事の全体像がつかめずに、いつまで経っても何かに追われているような感覚になってしまうんだと思います。
世の中には、無料でも充分すぎるくらいの機能を持った「タスク管理ツール」があります。
liskul.com
この中だと、Trello／todoist ／Brabio!の3つを使った経験があります。この3つに限らず、それぞれの好みや管理のやり方によって合うツールがあると思うので、「まずやってみる」ということを実践してほしいと思います。
新しいことを取り入れるって、結構めんどくさいです。ただ、長期的なスパンで考えた時に自身の仕事がラクになることは間違いないです。
・目先のラクさを取るのか？
・今後続いていく社会人生活がラクになることを取るのか？
後者を取るのであれば、時間と工数の初期投資を惜しまないでください。最初から自分に合うやり方やツールなんて見つかりませんし、やっていく中で自分なりのやり方に気付いていくものだと思いますので。
僕自身がやってきたのは、「これが合うかもしれない」という仮説を立てて、不便でも一定の期間は試すというものです。やってきたことの順番と期間は以下の通り。
①システム手帳を使って管理（アチーブメントプランナー）
⇒10ヶ月間くらい
②todoistを使って管理
⇒3ヶ月間くらい
③todoistとtogglを組み合わせた管理
⇒3ヶ月間くらい
④EvernoteとGoogleカレンダーを使って管理
⇒結局これに着地した
現在は④のやり方でタスク管理をやっています。これに着地している理由としては明確で、「ライフログツールとして使っているEvernoteと、スケジュール管理ツールとして使っているGoogleカレンダーでタスク管理ができたら、他のシステムを使わなくても良いじゃん」と思ったから。情報が分散してしまうと、その分散した情報を管理するのがめんどくさいので、自分の生活にとって欠かせない2つのツールを使ったタスク管理に落ち着いています。
やることは簡単です。むしろ、タスク管理をやっている気なんか全くないですね。手順としては、、、
1.目標を設定する
2.目標に対するアクションを設定する
3.スケジュールへ組み込む
これだけ。
めっちゃ単純ですが、これだけです。
タスク管理がうまくいかない理由として、「これもやりたい！いつかやろう！」とタスクを追加することにあると思っています。たとえ期限を決めたとしても、そもそもスケジュールに予定が入っていたらそのタスクを処理する時間なんてないんですよ。
これ、まさに僕が陥っていたことです。「いつまでにこのタスクをやろう！」と、タスクをどんどん追加していきます。ただ、スケジュールは既に埋まっているので、そもそもそのタスクをやる時間を確保できない。未実施のタスクが増えていき、タスク管理ができていない状況になる。
そこで、気付いたことがあったんです。
「未実施のタスクが増えていっても自分の仕事が回っているということは、自分が設定したタスクはそれほど緊急ではないのか？」ということ。
そこで意識したのが、「7つの習慣」で「時間管理マトリクス」として紹介されているもの。
www.ashi-tano.jp
日々の仕事の中で、「緊急/重要」な業務と「緊急/非重要」な業務が自身のスケジュールを埋めていて、「非緊急/重要」な業務ができていなかったんですね。
※「非緊急/非重要」な業務は自身の仕事からそもそも排除しているので、ここでは触れません。
与えられた環境の中で、与えられた仕事を淡々とこなしていく働き方でいいという人は、「緊急/重要」な業務と「緊急/非重要」な業務をやっていけば良いと思います。ただ、仕事を通して成長していきたいと思っている人は、「非緊急/重要」な業務をいかにやっていくかを考えなければいけません。
「やらなくてもいいんだけど、やった方が今より良くなるよね。」といういわゆる「改善業務」がこれにあたります。着目すべきなのは、「これをやらなくても今やっている仕事に悪影響を及ぼさない」ということです。要は、やらなくても別に良い業務なんですよね。結局は、自分が仕事を通してどうなりたいかという前提条件が必要となります。
僕自身は「仕事は自分や家族の人生を良くするための手段」だと思っているので、仕事を通しての成長が今後の自分の人生に大きく関わってくると考えています。だからこそ、自分で何かを生み出せるようになるために「改善」を意識してやっています。
僕が実践していることに話を戻すと、
1.目標を設定する
2.目標に対するアクションを設定する
3.スケジュールへ組み込む
という3つのフローをやっていくだけ。
具体的には、
1.自分に与えられた役割の中で達成するべき目標を決める。
※そもそも目標がないと、改善する意味はないので。
2.目標を達成させるために実施するアクションと期日を決める。
※アクションの積み重ねが目標達成へ繋がるので、自分ブレストをしてEvernoteにアクションをストックします。
3.やるべき順番を決め、アクションをGoogleカレンダーに反映させる。
※他の業務が入らないように（入れられないように）、時間を確保する。
という感じです。
要は、「非緊急/重要」な業務をスケジュールに組み込むことで、あえて「緊急/重要」な業務にしているということです。こういう強引なことをやっていかない限り、「改善」は進みません。
あくまでも僕なりの捉え方で話を進めてきました。
少しでも参考になれば幸いです。
