原点回帰のつもりで「ライフハック」について
原点回帰のつもりで、「ライフハック」について調べてみました。
「ライフハック」という言葉はネットスラングとして定着しできたようですが、2004年頃から使われ出したもので、米国のテクニカルライターであるダニー・オブライエンが考案しました。「ライフ = 人生」と「ハック = 上手にこなす」という2つの言葉が合わさって作られた言葉です。
彼は生産性が極めて高いプログラマーについて調べ、そのプログラマーが才能に恵まれた「天才」なのかを調べたところ、人にみせるのも恥ずかしいような小さく便利なスクリプトを開発し、それを繰り返し繰り返し利用することで時間を節約しているということを発見した。彼はこうした「小さな習慣」を、自分の人生を器用に改善する「ハック」であると考えて、「ライフハック」という言葉を考案したようです。
要は、以下のような意味となります。
「ライフハックとは、日常的に実践している小さな習慣の繰り返しで効率化すること。」
よくライフハックは「鼻の高い感じのする仕事術」のような使われ方もしますが、本来の意味は「ちょっとした工夫」程度の意味です。ただし、この「ちょっとした工夫」「小さな習慣」を繰り返していくことで、ゆるやかに人生を変えていけるほどになるのです。
ライフハックに関して深掘りをしていくと、ライフハックという考え方自体が、状況をより良くしたいという思考の持ち主にしか生まれないものなのかなと感じています。それが仕事なのか、プライベートなのか、人生そのものなのかは人によって違うでしょうけど。なぜなら、状況をより良くしたいと思わなければ小さな習慣もただの流れ作業になるだけです。「効率化させることによって創出された時間で状況を良くしよう」というライフハック思考を持つことが、その状況を楽しむ一つの手段なのかなと思います。
だから、こんな僕の習慣もライフハックに該当する。
・朝、駅へ向かう15分間でその日のスケジュールを全て埋め込む。
・電車に乗ってオフィスビルに到着するまでの45分間のうち、30分間は蓄積している記事の確認、15分間は専門の学習。
・オフィスビルに着いてから60分間は、オフィス以外のスペース（1階の共用スペース）で非緊急/重要なタスクに時間を充てる。
・オフィスビルの1階からオフィスへ向かうまでに朝の業務連絡の確認。
・オフィスに着いてから30分間は、請求書や未整理書類の整理。
・出勤時間直前の15分間で採用関連のメール確認、新着応募の確認、進捗を確認。
※出勤時間は日による。
・退勤後の駅に向かうまでの時間で業務連絡の確認。
・電車に乗ったらその日の振り返りを30分間。
・家の最寄り駅に着いたらメンバーの日報を確認してコメント（Web上での1on1のつもり）。
※家に着いたらご飯を食べてお風呂に入って、家族との時間を過ごす。
・寝るまでの時間に次のものを処理。300通ほどのメルマガ確認、当日最後の業務連絡確認、朝のニュース番組の見逃し放送をスマホで確認。
全ては、出勤時間に最大限のパフォーマンスを発揮する為の準備。仕事をラクにして、人生を楽しむ為にやっていることです。
「新卒採用ルールの変更」について学生に聞いてみた
※以下の記事より引用
タイトルにもありますが、2018年9月3日に「新卒採用ルールの廃止」が経団連から発表されました。
媒体関連の企業担当者から「根拠はありませんが再来年あたりにはルール撤廃になりそうです」という情報はもらっていたので、なんとなく予想通りという感じでした。採用をやっていると、そもそも「新卒採用ルール」なるものはあるようでないものであると感じるので、今更ルールがなくなったところでやることは変わらないと思っています。
ただ、学生の就活のスタンスは確実に変わっていくので、それに伴って企業の採用活動のやり方は変わっていくでしょうし、企業ごとに色が出てくるでしょう。そして、応募から選考、内定から承諾までのクロージング、承諾後の研修から入社に至るまでのフローが設計されていないと、その場その場での対応となってしまうことが予想されます。そうなると、目標達成というのは難しくなるでしょう。
ここで話を少し脱線させます。
仕事において「ライフハック」を意識するようになってから、自身の仕事を以下の4象限に分けることを意識しています。
会社で展開しているブログにも書きましたが、育休を取得した際に、このような「区分の明確化」が自分の仕事においては大切だと感じました。
「会社に行かなければならない」というルールがある以上、会社に出勤して仕事をする必要があります。ただ、僕自身は会社でしか仕事のできないパフォーマンスの低い人間にはなりたくないので、電車での移動中や徒歩での移動中、出勤日の朝や夜に家にいる時間、会社に行かないお休みの日なども仕事を意識しています。その時間にやっているのが「どんな場所でもできる仕事」です。さらに「どんな場所でもできる仕事」の中にも、「誰かと一緒でないとできない仕事」と「1人でもできる仕事」があります。ここまで落とし込んでいくと、正直、「オフィスでしかできない仕事」ってほとんどないんですよね。「オフィスでやった方が効率が良いもの」や「現状だとオフィスでしか実施していないもの」などはあるものの、それって本当にオフィスでしかできないのかということを考えると、決してそうではないと思っています。
というわけなので、僕がオフィスで仕事をする際は、「オフィスでしかできない仕事」×「誰かと一緒でないとできない仕事」に時間を割くようにしています。
※「オフィスでしかできない仕事」×「1人でもできる仕事」っていうのは、「会社の規定上会社でしかできない仕事」に該当するので、ほとんど「どんな場所でもできる仕事」の認識を持っています。
なので、出勤している際は「メンバーの誰かと関わる」ということを意識しています。特に、今は19新卒の内定者が内定式前の育成プログラムを経験している最中なので、これから会社に入ってくる可能性の塊であるメンバーを巻き込んで時間を共有するようにしています。
話をタイトルの内容に戻します。
そこで僕が主催しているのは、「ビジネス視点で採用を捉える！～採用の裏側全部話します～」というタイトルのイベントです。この内容についてはまた改めて書きたいと思いますが、今回書きたいのは、この記事のタイトルにもなっている「新卒採用ルールの変更」について。
イベントのアイスブレイクとして、集まった学生に対して記事を読んでもらい、感じたことをブレストするということをやっています。いろんな意見が出てきて面白さを感じているので、その内容を僕の編集を加えていないローデータとして記載します。長いですが、いろんな意見が出ていて面白いので読んでみてください。
◆就活ルールの見直しに対するブレスト（複数名の内定者で実施）
- 大学としてキャリアの授業を今以上に意識するようになると思う。それによって、学生とキャリアセンターが近い距離になると思うから良い流れになっていくと思う。
- 就活中に面談が集中し、キャリアセンターの予約が取れないという問題があるから、活動時期がズレることによって面談が分散することに繋がり、学生にとってもキャリアセンターにとっても良い面が多くなると思う。また、キャリア面談に強化してくれるようになり、キャリアセンターの人員を増やしてくれるかもしれない。
- 企業にもメリットはあると思う。学生が自由に就活をすることによって、企業もやりやすいのでは？企業は「逆境で動ける学生」が欲しいと思うし、自発的にアクションを起こしている学生を時期なんて関係なく採用できるのは非常に大きいと考える。
- 大手企業でも企業によっては現状のルールを無視して内々定を出してしまうから、それによって採用できない企業も増えてきてしまっているという問題があると思う。その流れがルールの廃止によってどのように影響してくるのかは気になる。
- 学校としても「こういう人財を輩出していきたい」という想いがあるはずだから、そこが企業とマッチングしたら双方でWin-Winの関係を作れると思う。学生からするとOB訪問とかをしたいから、企業と大学とのグリップは深めていってほしい。こういう繋がりがあれば、OB訪問のシステムやデータベースが構築されることにもなると思う。採用して終了ではなく。承諾後の学生への対応が非常に重要になってくるんだと思う。
- 就活スタートまでにやりたいことがはっきりと決まっている人が少ないので、学校側の就活に対する意識を高めて、そこを支援する制度があっても良いと思う。就活を「遊び感覚」でやれるようになっても面白い。その手段として、就活とサークルを結びつけることができたら積極的に就活に臨む学生が増えるのではないかと思う。ゼミと結びついても良い。学生のことを理解しているのは先生とか教授なので、そこを企業の人が把握できたらいろんな就活の形ができてくると思う。
- 大手思考の学生が多い中でも。就活ルールが廃止されることによって中小企業にとっては厳しい状況になると言われてるが、むしろチャンスだと思っている。大手企業に負けないだけの採用力を付けるチャンスがあると思うから、中小企業には頑張ってほしい。安定志向に一石を投じることのできるような企業が増えてほしいと思う。
- 海外だと就職するためにインターンをするのが当たり前。卒業してから仕事を探すような文化がある。就活ルール云々ではなく、学生期間は勉学に集中するのが当然という文化になってほしい。なので、ルールをなくして通年採用でも良いと思っている。海外の企業で日本で有名になっている企業は通年で採用しているからこそ成長していると思う。成長という視点で考えると、通年採用にした方が良いと思う。
- 就活ルールに沿って同時にスタートしていくと、どこかで妥協が生まれてしまうと思う。自分自身が部活と就活の両立が難しかった経験がある。就活をやることで部活に参加できずに、部活の結果が低迷することもあった。就活ルール廃止とは少しズレてしまうが、就活に対する時間をもっと明確に設けてほしいと感じた。部活も学生のうちしかできないから、そこに集中できる時間を確保できるようになってほしい。部活を終了した後でも採用活動をしている企業も少ないと思う。逆に、部活を一生懸命やっていた学生に注力して採用してくれるような企業が増えてきてほしい。部活を一生懸命やるからには、引退の時期も考慮して、4年生の終盤とかに活動できるようにもなってほしい。
- 就活ルールが廃止されることにより、業界に縛られることがなくなると思う。時間が増えることによっていろんな業界を見れるようになると思う。選考期間が長くなる分、履歴書だけの採用はなくなってくると思う。総合的に評価できるようになると良い。現在は企業と大学との距離を感じるので、学生も緊張して選考に臨まざるを得ない。「緊張しないでも良いよ」と言われても「そんなの無理だよ」と思う。その人の素をどうやって見れるのかということが非常に重要になるので、スーツ廃止とかになると素を出しやすいと思う。素を見ることができれば、働き出してからのイメージが湧くのでは？と思う。
- そもそも就活ルールってなんだ？って思った。「ルールがなくなるかどうか」という議論自体に意味を持っていない学生が多いのではないか。経団連に入っている企業が多いわけではないので、今の時点では意味がないと思っている。
- 就活ルール自体にそもそも意味を感じていなかった。ニュースを見てみると「学業に集中できなくなるから不安だ」という声が挙がっていた。ただ、そもそもその学生が注力したいものによって捉え方は変わってくると思う。学業に集中したい人はそれを通せばいいし、就活に集中したい人はそれを通せば良い。ルールがあってもなくても、結局は人それぞれだと思っている。
- 麻生さんと安倍さんの意見を取り上げているニュースがあった。安倍さんは学業に集中してほしいから、ルール廃止に反対だった。麻生さんは時代の変化に合わせて変えていかないといけないから、これまで通りじゃない方が良いという意見でルールはない方が良いと言っていた。国としての大学教育に対する意見が定まっていないので、学生である自分たち自身がそれぞれの判断で取り組んでいくしかないと思う。
- 「やってはいけないというルール」があれば明確になるのでは？例えば「3年生になってから内定を出しましょうね」とか。1年生の1学期に内定が出るのはさすがに早すぎるかなとも思う。「こうしてくださいねというルール」があるからこそ、企業側はすり抜けていくと思うので。
- そもそも「経団連って何？」と思う。学生からしたら「エントリーが始まって、説明会にいって、選考を受けて、内定がでて、、、」というのが就活だから、今回のニュースを見て、該当者である自分たちでもわからないことが多いと感じた。ルールが変わるという不安よりも、「わからないことが多くなっていく」という不安が大きい。今以上に未知のことが増えるし、先輩の経験談が参考にならなくなる。
- 自分が採用側だったら通年採用の方がやりやすいと思う。
- 長い目で見たらルールを廃止することはメリットにならないと思う。ルールがないから、早く就活を始める学生が増え、1年生のうちから就活だけに集中する学生が増えてしまう可能性もある。仮に内定をもらえてその会社に行くと決意しても、学生生活を過ごしていく中で「やっぱり合わない」ということになって、また就活を始めるようになる。そうすると、時間の無駄になってしまうのでは？と思う。
- 大学側の取組みが大切になると思う「。エージェントに頼る＝他力本願になっている」という認識がまだまだあるが、年間を通して就活するとなったら大学内に留まることなく、大学の外にも視野を広げていかないといけない。大学ごとにエージェントのような役割強化に注力した方が良いと思う。大学で就職支援をやっている人は専門の人たちではない。それと比べると民間のエージェントは知識を持っているので、特化した機能が大学にあったら良いと思う。
- 深掘りの仕方がわからない学生が多い。そのまま就職活動をしていても落ち続けてしまう。先輩の話を聞いてもそこだけの知識になってしまう。もっといろんな人を巻き込んで就活に取り組めるようになったらいい。
◆このタイミングに採用担当者に聞きたいことをブレスト
※これについてはその場で全て答えました。
- 「就活ルール廃止」のニュースをどのように捉えたか？
- 大手企業の基盤が崩れる良いチャンスだと思っているが、そこをどう考えるか？
- 会社としてどのように対策を取っていくのか？
- 現在も通年採用をやっているが、そもそも何で通年採用をやってるのか？通年採用をしているメリット・デメリットは？
- 採用イベント時にオファーを出す基準は？
- 内定者と会ってみてエージェントが多かった。何でエージェントが多いのか？メリット・デメリットは？
- まだまだ「大手に行きたい」という学生が多いと思う（親世代が大手思考だからというのも原因）。そんな中で、ルールが撤廃されたらもっとルールに集中してしまうと思う。学生と就活をサポートする側の連携がより必要になってくると思う。その辺はどう考えているのか？
と、こんな感じで学生から赤裸々な意見を吸い上げることができ、非常に面白かったので記事にしようと思いました。また、話を聞きながら新たなビジネスチャンスの可能性を感じる時間にもなっています。19新卒を対象にしたこのイベントは今後の続けていくので、面白い意見が出てきたらまた記事にしようと思います。
僕自身のライフハックの意識と、現在携わっている仕事からタイムリーなネタをピックアップした記事でした。
ライフログを始めよう！vol.04
今回は、Evernoteの利用方法について具体的なものを紹介します。それは、Evernoteに登録すると付与される転送先アドレスを用いたものです。使い方によってはかなり便利なので、どう活用できるかを想定しながら読んでみてください。
以下の記事を参照すると、プラス版・プレミアム版・Evernote Business を利用している場合はEvernote転送用メールアドレスを使ってメールを自分の Evernoteアカウントに直接保存できるようです（1 日 200 通まで）。また、Evernoteベーシックを利用してる場合は、メールを5通まで転送できるようです。
要は、どのプランで使用していたとしても、メールの転送先となるアドレスがEvernote上で付与されているわけです。上記の記事に、そのアドレスの確認方法も掲載されているので、参考にしてみてください。
以下の画面はEvernote Webの設定ページですが、転送先のメールアドレスを確認することができます。
「ユーザー名.英数字の組み合わせ@m.evernote.com」
という構成になっているようですが、他の方のアドレスを確認したわけではないので、なんとも言えません。。。
メールアドレスは簡単に再設定できますので、迷惑メールが届くようになったらすぐに変更すればOK。
iPhoneだとこんな感じで確認できます。
「設定」から「Evernote転送用メールアドレス」を選択。
連絡先に追加できたり、クリップボードにコピーできたり。僕自身はGmailの次に使うアドレスなので、自分の電話帳にもバッチリ登録しています。
と、ここまではEvernoteに設定されている転送先メールアドレスについて書いてきましたが、このアドレスを効果的に使って、メルマガやニュースのストックをしたり、長期的に保存しておきたいメールを保管したりしています。
具体的な方法を紹介します。スマホでやることが多いので、スマホの画面を参考に。
①メールを転送する場合
以下の画像は、iPhoneのメール転送画面ですが、宛先にEvernote転送用アドレスを指定するだけです。これはどのメールサービス・アプリを使ったとしても一緒で、宛先にEvernote転送用アドレスを指定してメールを送信すれば、既定のノートブックにノートが作成されます。
規定のノートブックが何になっているかは、以下の流れで確認できます。
アカウント画面から「設定」を選択。
「ノートブック」を選択すると、
「既定のノートブック」を確認・変更できます。さっきの転送メールは、このノートブックに蓄積されていくわけです。
※僕は「inbox」というノートブックに蓄積させていき、1週間に1度の頻度で振り返っています。
②記事をメールとして転送する場合
safariの場合で説明します。safariには「リーダー表示」というものがあり、文章として記事を見やすく表示させることが可能です。そのリーダー表示したものをEvernoteに転送しています。
リーダー表示にすると以下のような表示になります。
これをメールとして送信すると、
テキストとしてEvernoteに転送することが可能です。
「リーダー表示してメールで転送」ではなく、単純に「記事をEvernoteに保存」をすると、Evernote上で見にくい表示になることが多いです。
なので、記事をEvernote上で振り返りをする際は「リーダー表示」したものをメールで送信することをオススメします。
③メールをストックする場合
プライベートではGmailをメインで使っていて、広く浅く情報を収集するために毎日300通ほどのメールに目を通していますが（仕事を含めると400～500通ほど）、Gmailのフリープランだと15GBが上限となっている為、上限に達したらメールを削除していかなければなりません。
「どのメールを削除しようか。。。」と考えること自体が時間の無駄なので、ストックしたいメールは①の方法で転送しながら、内容によらず転送したいと思うメールについてはGmailの自動転送機能を用いてEvernoteに保存しています。
Evernoteはトータルの容量制限は定められていないので、長期的なメール保存にも適しています。
①～③の方法を紹介しましたが、Evernoteを使っている以上、Evernoteで与えられているアドレスを有効活用しない手はありません。
ぜひ、使ってみてください！
ライフログを始めよう！vol.03
いつもお世話になっているEvernote、これがないとライフログもライフハックもできません。そのEvernoteですが、2018年8月14日に「ブランドが新しくなりました！」というニュースが流れてきたので、そのことについてちょっと書こうと思います。
というのも、Evernote CEOのクリス・オニール氏がめちゃくちゃ良いことを書いていたので、それについて共有したいと思ったのと、最近僕の周りでEvernoteを本格的に使い始める人が増えてきたので、Evernoteの宣伝も兼ねて。
Evernoteのロゴについて
⇓旧ロゴ⇓
⇓新ロゴ⇓
※画像は以下から引用
フォントが「Publico」になったということで、個人的には気に入っています。
ちなみに、ロゴには動物の「ゾウ」が使われています。 「Elephants never forget（ゾウは決して忘れない）」という西洋のことわざがあるくらい、ゾウはとても記憶力が良い動物とされています。これがEvernoteのキャッチコピーである「全てを記憶する」に通ずることが、像をモチーフにした理由のようです。
また、ゾウの耳が折れているのはノートを表しており、「ノートのように使えるサービス」というものを表現しているようです。
メモのストックだけであればいろいろサービスはありますが、僕がEvernoteにこだわりを持って使い続けているのは、このような企業ブランドにも共感しているからなんです。
※社会人になって最初の頃はMicrosoftのOneNoteも並行して使っていましたが、現在はEvernoteだけを使って全ての記録をストックしています。その理由も、そのうち書こうと思います。
Evernote CEOの想い
今回のブランドリニューアルにあたって、Evernote CEOのクリス・オニール氏が以下のようなブログをリリースしています。
ここに書かれていることで、「私たちは、自分にとって一番大切なことに使える時間をもっと増やすべきです。」というEvernoteが目指す本質的な部分の話をしています。個人的には、共感しかありません。ブログには、以下の文章が綴られています。
Evernote の当初のミッションである「すべてを記憶する」ことはこれまで以上に重要になっていますが、Evernote の役割はそれ以上のものへと進化しました。お客様が情報過多を克服し「本当に大切なことに集中する」お手伝いをすることが大切だとわかったのです。そこで、弊社で何かに取り組む際には、この新しい目標を意識するようになりました。年頭に発表いたしましたが、弊社では今年 3 つのことに取り組んでいます。積極的関与（Engage）、拡大（Extend）、そして探求（Explore）です。
Evernoteに頼り切った人生
2013年3月に僕がEvernoteを使い始めた頃は、当初のミッションとして掲げられている「すべてを記憶する」という目的で使っていました。
では、なぜ「すべてを記憶したい」と思ったかというと、理由は単純で、「記憶力がないから」です。中学生の頃から自分自身で認識している課題です。脳のキャパが少ないので、それを勉強量・作業量で補うということを大学院卒業まで徹底してきました。
記憶力がないなりに、とにかくメモを取るということを徹底して過ごしてきた中で、社会人になって見つけたこの本の影響により、これからの人生のログをEvernoteで残し続けることを決意しました。このライフログを徹底的にやってきた結果、今ではEvernoteが「第二の脳・外付けHDD」のような存在になっています。
話を戻して、Evernoteが「すべてを記憶する」ということから「本当に大切なことに集中する」ということが本質的に大切なことであるということを宣言したことは、僕にとって非常にしっくりくるものでした。それは、「すべてを記憶する」ことからはじめて、今では「本当に大切なことに集中する」ためのツールという認識を持って使っているからです。Evernoteを使っていなければ、ライフハックを実践するなんてことは思い付いていなかったかもしれません。
頭の中に留めておくものとして決めているのは、「使う頻度の高い情報」くらいです。本・雑誌・ニュース・TVなどのメディアを見ていて、「この情報面白い！」と思ったものはとりあえずEvernoteへ入れています。大抵、そのような情報は「その瞬間で必要なもの」ではなく「いずれ必要なもの」だからです。「いずれ使うだろうなと思ったものはEvernoteにストックしている」ということさえ自分で徹底していれば、時が来た時にEvernoteで検索を掛ければ必要な情報は出てきます。「あの情報はどこに残したっけな～」「いつのノートだっけな～」と考える時間さえもったいないと思っているので、何でもかんでもとにかくEvernoteにストックするということを徹底しています。資料関係は全てスキャンしてEvernoteに入れ、検索に引っ掛かるようにタイトルにキーワードを入れたり、簡単なコメントを残したりしています。
「本当に大切なことに集中する」ためには、本当に大切なこと以外の情報を覚えることに時間を費やしては何時間あっても時間が足りません。Evernoteに情報をストックし、いつも欠かさず持っているiPhoneで必要な時に確認する。そんな生活を送っています。
Evernoteのブランドリニューアルに伴い、Evernoteの有用性を書きたいと思ったので書いた記事でした。
P.S.
ライフログの一環としてこれも社会人になってから徹底してやっていることがあります。それは「自炊」です。料理を作る方ではありません。
※自炊：自ら所有する書籍や雑誌を イメージスキャナ等を使ってデジタルデータに変換する行為（デジタイズ）を指す俗語。（Wikipedia参照）
持っていた本は全てデータ化しましたし、紙で買った本も読み終わったら全てデータ化します。これも僕自身の記憶力の話になってしまいますが、大切だと思った部分を覚えてられないんですね。
「読んだ内容を覚えるのが大変で、徹底的に落とし込みを行うには時間が掛かる」
「読んだ本は常に持ち歩いているわけではないので、気になった時に読み返せない」
⇒「だったら、常に持っているiPhoneにデータとして入れ込めば良い！」というのが自炊を始めたきっかけです。
「最初から電子書籍で読めば良いじゃん」と言われるのですが、「本を紙で読むのが好き」という前提があることを伝えておきます。具体的な自炊のやり方も今度書こうと思います。それを読めば自炊の便利さに気づき、家に本が積まれている人は「自炊したい！」と思うはずです。
「タスク管理」に悩んでませんか？
最近はEvernoteを用いたライフログに関する記事を書いていました。
興味を持ってくれる人にとっては少なからず参考になる内容だと思いますが、興味のない人からしたら本当につまらない記事だと思います。それで良いんです。みんなに響かせようなんて思ってないですから。この記事を見て、何かしらの気付きを得てもらえたら嬉しく思います。今日は新卒研修に参加してきましたが、他事業部のメンバーから「Evernote始めてみました！今度使い方教えてください！」という嬉しい声ももらいました。こんな小さな出来事でも、このブログをスタートして良かったなと感じます。
「タスク管理」
仕事をしていく上で、1回は考えたことがあるのでは？
そして、ライフハックをしていく上ではとても大切な要素だと思っています。
その前に、、、
★そもそも「タスク管理」とは？
www.e-sales.jp
★「タスク」と「ToDo」の違いとは？
lance3.net
みたいなことが気になる方もいると思います。気になる方はそれぞれ記事を確認してください。
簡単に言うと、「タスク管理」とは、、、
『自分が掲げている目標を達成させるために必要な「アクション」を整理・コントロールすること』
「タスク管理ができなくなってきた」
「タスク管理に追われて時間が取れない」
などの声をよく聞きますが、これって本質的ではないと思っています。ほとんどの人にとって「タスク管理」をすること自体が仕事ではないと思うので、「タスク管理」に時間を取るのは本当にもったいないことです。
だけど、抱えている仕事が多すぎると、タスクを管理して進めていかないと自分の仕事の全体像がつかめずに、いつまで経っても何かに追われているような感覚になってしまうんだと思います。
世の中には、無料でも充分すぎるくらいの機能を持った「タスク管理ツール」があります。
liskul.com
この中だと、Trello／todoist ／Brabio!の3つを使った経験があります。この3つに限らず、それぞれの好みや管理のやり方によって合うツールがあると思うので、「まずやってみる」ということを実践してほしいと思います。
新しいことを取り入れるって、結構めんどくさいです。ただ、長期的なスパンで考えた時に自身の仕事がラクになることは間違いないです。
・目先のラクさを取るのか？
・今後続いていく社会人生活がラクになることを取るのか？
後者を取るのであれば、時間と工数の初期投資を惜しまないでください。最初から自分に合うやり方やツールなんて見つかりませんし、やっていく中で自分なりのやり方に気付いていくものだと思いますので。
僕自身がやってきたのは、「これが合うかもしれない」という仮説を立てて、不便でも一定の期間は試すというものです。やってきたことの順番と期間は以下の通り。
①システム手帳を使って管理（アチーブメントプランナー）
⇒10ヶ月間くらい
②todoistを使って管理
⇒3ヶ月間くらい
③todoistとtogglを組み合わせた管理
⇒3ヶ月間くらい
④EvernoteとGoogleカレンダーを使って管理
⇒結局これに着地した
現在は④のやり方でタスク管理をやっています。これに着地している理由としては明確で、「ライフログツールとして使っているEvernoteと、スケジュール管理ツールとして使っているGoogleカレンダーでタスク管理ができたら、他のシステムを使わなくても良いじゃん」と思ったから。情報が分散してしまうと、その分散した情報を管理するのがめんどくさいので、自分の生活にとって欠かせない2つのツールを使ったタスク管理に落ち着いています。
やることは簡単です。むしろ、タスク管理をやっている気なんか全くないですね。手順としては、、、
1.目標を設定する
2.目標に対するアクションを設定する
3.スケジュールへ組み込む
これだけ。
めっちゃ単純ですが、これだけです。
タスク管理がうまくいかない理由として、「これもやりたい！いつかやろう！」とタスクを追加することにあると思っています。たとえ期限を決めたとしても、そもそもスケジュールに予定が入っていたらそのタスクを処理する時間なんてないんですよ。
これ、まさに僕が陥っていたことです。「いつまでにこのタスクをやろう！」と、タスクをどんどん追加していきます。ただ、スケジュールは既に埋まっているので、そもそもそのタスクをやる時間を確保できない。未実施のタスクが増えていき、タスク管理ができていない状況になる。
そこで、気付いたことがあったんです。
「未実施のタスクが増えていっても自分の仕事が回っているということは、自分が設定したタスクはそれほど緊急ではないのか？」ということ。
そこで意識したのが、「7つの習慣」で「時間管理マトリクス」として紹介されているもの。
www.ashi-tano.jp
日々の仕事の中で、「緊急/重要」な業務と「緊急/非重要」な業務が自身のスケジュールを埋めていて、「非緊急/重要」な業務ができていなかったんですね。
※「非緊急/非重要」な業務は自身の仕事からそもそも排除しているので、ここでは触れません。
与えられた環境の中で、与えられた仕事を淡々とこなしていく働き方でいいという人は、「緊急/重要」な業務と「緊急/非重要」な業務をやっていけば良いと思います。ただ、仕事を通して成長していきたいと思っている人は、「非緊急/重要」な業務をいかにやっていくかを考えなければいけません。
「やらなくてもいいんだけど、やった方が今より良くなるよね。」といういわゆる「改善業務」がこれにあたります。着目すべきなのは、「これをやらなくても今やっている仕事に悪影響を及ぼさない」ということです。要は、やらなくても別に良い業務なんですよね。結局は、自分が仕事を通してどうなりたいかという前提条件が必要となります。
僕自身は「仕事は自分や家族の人生を良くするための手段」だと思っているので、仕事を通しての成長が今後の自分の人生に大きく関わってくると考えています。だからこそ、自分で何かを生み出せるようになるために「改善」を意識してやっています。
僕が実践していることに話を戻すと、
1.目標を設定する
2.目標に対するアクションを設定する
3.スケジュールへ組み込む
という3つのフローをやっていくだけ。
具体的には、
1.自分に与えられた役割の中で達成するべき目標を決める。
※そもそも目標がないと、改善する意味はないので。
2.目標を達成させるために実施するアクションと期日を決める。
※アクションの積み重ねが目標達成へ繋がるので、自分ブレストをしてEvernoteにアクションをストックします。
3.やるべき順番を決め、アクションをGoogleカレンダーに反映させる。
※他の業務が入らないように（入れられないように）、時間を確保する。
という感じです。
要は、「非緊急/重要」な業務をスケジュールに組み込むことで、あえて「緊急/重要」な業務にしているということです。こういう強引なことをやっていかない限り、「改善」は進みません。
あくまでも僕なりの捉え方で話を進めてきました。
少しでも参考になれば幸いです。
ライフログを始めよう！vol.02
前回の記事では、ライフログを始める際に用いるツールとしてEvernoteを使っていきますということを書きました。
今回は、Evernoteの機能について簡単に説明していこうと思います。
「どのように使っていますか？」
「使い方がよくわかりません」
という声もよくもらいますが、僕なりの使い方は説明できても、「使いやすい使い方」というのは人それぞれなので、使っていきながら使いやすい方法を見つけていってほしいと思います。
僕自身も毎年毎年、その時の生活に合った使い方に変更しています。
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目次
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Evernoteの基本機能
Evernoteを使う際に把握しておくべき機能は以下の3つ
- ノート：1つ1つのファイル
- ノートブック：フォルダのようなもの
- タグ：しおりやラベルのようなもの
この3つの機能を活用して整理していけばいいのです。
例えば、、、
仕事を通して学んだことを「ノート」に記録して、「仕事」という「ノートブック」に入れて、「学んだこと」というタグを付ける。
というような感じです。
「ノートブック」は1つしか指定できませんが、「タグ」は何個でも付けることが可能です。
なので、「学んだこと」と「やりたいこと」を一緒にノートにまとめた場合は、「学んだこと」「やりたいこと」という2つのタグを付ければOKというわけです。
ただ、ライフログの鉄則として「思いついた時点でどんなことでも残す」ということをオススメします。
Evernoteの検索機能は非常に優秀なので、あとでいくらでも検索することは可能です。
「1つのノートに1つの情報」ということを意識して、まずはとにかく多くのノートを残してみてください。
ちょっとした応用機能
それは、「スタック」というものです。
簡単に言うと「ノートブックを束ねるフォルダ」。
例えば、、、
「仕事」というノートブックを作る際、1年目と2年目でノートブックを分けたいと感じることがあると思います。
その場合、「仕事-1年目」「仕事-2年目」などのようにノートブックを分けることもできますが、「仕事系のノートブックとしてまとめたいな・・・」と思うこともあると思います。
そこで「スタック」の出番です。
「仕事」という「スタック」を作成し、「1年目」「2年目」という「ノートブック」を作成して「仕事」という「スタック」に所属させます。
↑こんな感じになります。これでも良いのですが、規則に則って整理したい人にとってはイマイチだと思います。使ってみればわかるのですが、「スタック」「ノートブック」「タグ」の表示順は、「記号の昇順⇒数字の昇順⇒アルファベットの昇順⇒漢字の昇順」というものになっているので、使いこんでいく中で無秩序に「ノートブック」などが増えていくことを「嫌だなぁ」と思う人もいるでしょう。
そんな人は、さらに見やすく＆わかりやすくするために、「001/仕事」という「スタック」を作成し、「001001/1年目」「001002/2年目」という「ノートブック」を作成して「001/仕事」という「スタック」に所属させます。
↑こんな感じです。この数字設定は例なので、自身でわかりやすい文字列を見つけていってください。
スタックの設定方法
※以下、iPhoneのアプリで設定する場合
↑ノートブックを左にスワイプすると歯車マークが出てきますので、 それを選択します。
↑「スタック」という部分がデフォルトだと「なし」になっています。ここを選択します。
↑新しいスタックを作成する場合は、スタックと掛かれている下の空欄に指定したいスタック名を入れます。既存のスタックを使用する場合、一覧から選択します。
↑「スタック」の部分に選択したスタックが指定されています。
↑これでスタックの設定は完了です。
具体的な使用例
↑僕が現在使っているスタック一覧です
「000/●●」「001/●●」・・・
という感じで整理しています。
※西暦でまとまっているノートブックは2年前まで使っていた整理方法です。
ほとんど動いていないスタックもありますが、運用して2年間程経つ中で、大体このスタックで事足りています。
↑「004/Book」に所属する「ノートブック」一覧
「Book」に関連するノートブックが整理されています。
ノートブックは、運用していく中で削除したり追加したりしています。
最後に
新しいツールの機能を使いこなすって、最初はすごくめんどくさいです。
ただ、いくらめんどくさくても「やると決めたもの」であればしっかりやらなければなりません。
もっと言うと「なぜそれをやっているのか？」ということをしっかりと考え、やり続けることで訪れる楽しみを実感してみてほしいです。
「もっとこんな運用が良いんじゃないか？」
「こんなことはできないのかな？」
など、いろいろなアイデアがうまれて、結果的に仕事の効率を上げることにつながるかもしれません。
ライフログを始めよう！
新卒の説明会や面接・研修などで自分のことを伝えるとき、必ずと言っていいほど「ライフログ」について話します。すると、幸いなことに、興味を持ってくれる子が一定数いて、「どうやっているのか具体的に聞きたいです」とか「自分もやってみたいです」などの声をもらいます。
僕のライフログ歴と社会人歴は同じで、6年目に差し掛かっているわけですが、毎年毎年ログの残し方を変えながらやっています。前の記事にも書きましたが、ライフログを残すことで自身のブレない軸を持てているので、皆さんも試しにやってみませんか？
現在、僕自身がどのようにライフログを残しているのか、興味を持っている方を対象にして書いていきたいと思います。
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目次
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メインツールはEvernote
Evernoteでライフログをやっていこうと思うキッカケとなった本がこちら。
diamond.jp
僕のライフログのベースはこの本に書かれていることなので、是非読んで頂きたい。
社会人になりたての頃はとにかくたくさんのインプットをしようと思っていたので、休日は必ず本屋へ行き、興味を持った本を大人買いして読みまくるという生活をしていました。近くのスタバへ行き、1日中読書や勉強をするという生活。
休みの日でも、朝は7時には寮を出て帰宅は21時頃という生活を送っていましたが、疲れは一切感じずに有意義な時間を過ごせていました。「睡眠時間を長く確保できてるから疲れが取れる」ではなく「家にずっといてダラーっと過ごしているから疲れが取れる」でもなく、結局はどういう意識でその時間を過ごすかどうかで疲れは取れていくのだと、社会人1年目の生活で感じることができました。
社会人1年目に無理矢理にでもライフログを生活に組み込み、習慣化できたことが今の仕事に対する姿勢にもつながっています。
Evernoteを使う利点はいくつかありますが、OneNoteや他のツールでも同じようなことはできるかもしれません。
ただ、僕はEvernoteが好きなのでEvernoteを使っているだけです。どんなツールを使おうが、大切なのは「そのツールを使い込むこと」です。
全てをEvernoteに集約
やり方は簡単。
「生活の全てをEvernoteに入れ込む」
これを徹底するだけです。
・ニュースを読んだらEvernoteへ
・本を読んだら所感や内容をEvernoteへ
・ある場所に滞在したらEvernoteへ
・何かを思ったり気付いたらEvernoteへ
・仕事のアイデアをEvernoteへ
・SNSに投稿したらバックアップをEvernoteへ
・家族との思い出をEvernoteへ
・残しておきたいメールをEvernoteへ
etc...
何でもかんでもEvernoteへ入れ込むのが僕のライフログのこだわりです。中には無駄なものもあるかもしれない。無駄だろうなと思うものは見なければ良いだけ。
「もしかしたら何かに役立つかもしれない」
この気持ちで全てを残しています。
Evernoteの最も使っている機能として「検索」があります。無秩序に入れ込まれた情報でも、優秀な検索機能を用いれば、必要な情報に行き着くことができます。
あとは、いかに効率良く様々な情報を集約するかを常に考え、調べ、試し試しやっています。
ここでは2つのアプリを紹介します。
1つ目は「DayEntry」
1日1ノートが実現できるアプリで、情報の蓄積に使っています。
2つ目は「StackOne」
これもDayEntryと一緒で、1日1ノートで情報を蓄積しています。
どう使い分けてるかというと、
「DayEntryは仕事のログ」
「StackOneはプライベートのログ」
というだけです。
どっちをどっちに使うかはそれぞれの好みだと思いますが、僕の場合はもともとDayEntryを使っていて、仕事のログとプライベートのログの両方をまとめて1つのノートに残していました。
ただ、情報がごちゃ混ぜになって振り返りにくいと感じたことと、子どもができて家族のログを1つのノートにまとめたいなと感じたことをキッカケに、DayEntryと同じようなサービスがないかと探して、見つけたのが StackOneでした。
使っていて唯一感じる違いは、「DayEntryは音声を残せるが動画を残せない」を「StackOneは動画を残せるが音声を残せない」というくらいかと。
※厳密に言うと他の違いもありますが、気になる方は調べてください。というか、使ってみるのが一番良いです。
IFTTT（イフト）で連携
IFTTTでの連携は最強です、、、
「アプレット」というものを用いて、サービスとサービスを連携させます。
僕が使っているものとしては、、、
・朝6時にその日の天気を記したノートをEvernoteに作成する。
・swarm（Foursquare）というアプリでチェックインしたらEvernoteにノートを作成する。
・Facebookに投稿したらEvernoteにバックアップノートを作成する。
・Instagramに投稿したらEvernoteにバックアップノートを作成する。
・朝4時にその日に使う仕事ノートをEvernoteに作成する。
・Googleカレンダーに「MTG」という文字がある予定が入ったら、開始30分前に備忘録用のノートをEvernoteに作成する。
※「Seminar」「Event」というフレーズも同様。
このようなアプレットを用いて、日々のログを残したりライフハックを体現したりしています。
SNSの投稿を残したりしているのは、そのサービスがなくなった時に自分のログが消えてしまうということへのリスクヘッジであり、GoogleフォトとAmazonプライムフォトに同じ写真を残しておくことと同じようなものです。
普段のスケジュール・タスク管理はGoogleカレンダーでやっているので、あるキーワードが入った時に自動でEvernoteにノートが作成されるというのは、少しでも自身の業務工数を削減させるためにやっているものです。
IFTTTでの連携で考えていることは、上記で書いたように「ライフハック」と「バックアップ」であり、あくまでもライフログをするための1つのツールとしてIFTTTを使っているということです。
自身のデータベースを作る
ライフログを始めて6年目に入りますが、今まで蓄積してきたノートは46,199（2018.07.05時点）を数えます。
何かを調べようと考えた時、僕が最初に検索をかけるのはGoogleではなく自身のEvernoteです。Evernoteに残っているということは、これまでの自分が将来の自分のために残したということであり、かなりの確率でGoogle検索しなくてもその時に求めているものが端的にわかったりするんですよ。非常に便利です。
「そういえばこの時期にも同じようなことを気にしていたな」と、過去の自分を振り返るキッカケにもなります。
自分の人生をEvernoteというツールを用いてデータベース化する。これにより何が生まれるのか？その答えは、やってみないとわかりません。
この記事を読んで「とりあえずやってみよーかなー」と思った方は、とりあえずやってみてください！そして、次回以降のブログも読んでみてください！僕なりのEvernote運用方法を説明していこうと思いますので。
おまけ
「たった一度の人生を記録しなさい?自分を整理・再発見するライフログ入門」を読んだ時に残したメモを共有します。
・自分なりに何かを発見したという事実、心が動いたという事実を客観的に積み上げることが成長の原動力。
・成長のためには、自分で考え行動し、身につけること。ただ人から聞いたというだけではなく、自分を通過しているということが何より重要。
・記録は、自分が残したものであることに価値がある。
・成長は必ず自分が引き起こすもの。他人がきっかけになることはあるが、成長を生み出すことは自分でしかできない。
・良くも悪くも、人間は自分の記憶を自分の都合の良いように変えてしまう。
・記憶に頼らない、正確で客観的な自分を知ることができる。
・嬉しいことがあれば、忘れないために書く。嫌なことがあれば忘れるために書く。書くことで良いことは忘れないし、嫌なことは忘れられる。
・ライフログの基本は、忘れる前にメモすること。
