ミーティングの議事録（記録）をいかに効率的に残すか
「とにかく時間が足りない、、、」
会議の議事録って、
作成するのに意外と時間が掛かりますよね、、、
デスクトップのPCで仕事をしていると、ミーティングにPCを持ち込めず、手書きで残したメモをあとでテキストに起さなければならない。
前職では2年目から本社で構造設計の仕事をしていたわけですが、新人の立場として（本社では2年目が新人だった）何度も議事録を書かせて頂きました。
もっとさかのぼると、大学4年生から大学院2年生までの3年間は、学生ながら大手鉄鋼メーカーの社員の方と共同研究をさせて頂いていたので、ここでも議事録を作成するという経験をさせて頂きました。
会議のたびに手書きで記録を残し、自分のデスクに戻ってテキスト化するという作業を5年間ほど経験していました。
当時から思っていたことは、「もっと効率的な方法はないのか？」ということです。
（「せめて、ノートPCやタブレットを持ち込ませてほしい。」と感じていましたねw）
とにかく時間が足りない状況でしたし、「もっと本質的な業務に時間を費やしたい」と強く思っていました。
ただ、この経験をしたからこそ、会議での記録を効率的に取ることを探求できているのだと感じますし、手書きのメモしか残せない状況でも（今の世の中そんな状況はほとんどありまませんが）、議事録の作成時間を最小限に抑えることができると感じています。
「トライ＆エラーの繰り返し」
ぼくの性質上、参加したミーティングや研修、イベントなどでは、どんな小さなことでもメモに残したいと思うんです。
それが自分自身のライフログとなり、どこかで何かの役に立つと思っているからです。
転職を機に、仕事での制約が少し解消されたので、いろいろなことを試しながら仕事をしています。
今回のタイトルになっている「ミーティングでの記録を取る」ということに対しても、とにかく効率を追求しています。
いろんなことを試してきました。
記録を残す際はEvernoteを使っていますが、最初はEvernote上で議事録のフォーマットを作成してそれを複製するというやり方を導入していましたし、当時はそれで充分でした。
※Evernoteを本格的に使いたいという方は、是非お声掛けください！やはりオススメはプレミアムです。
※Evernoteの利用方法についてもいずれ書こうと思っていますが、個人的な認識としては「Evernoteは自分自身の検索エンジン」です。使用して6年目になりますが、ノート数は45,000程になっています。そうすると、検索窓であるキーワードを入力した際に、様々なノートが引っ掛かり、思考の幅を広げてくれるんです。
脱線しましたが、話を戻して、、、
フォーマットを用意しておけば、新しいノートにそのフォーマットをコピペして使えば良いだけですから、とてもラクでした。
ただ、数週間と過ぎていく中で、「コピペする作業ですら省略できないか？」と感じるようになったんです。
そこで、記録を残すということ以前に、「そもそもどのような流れで記録を残しているのか？」「その流れの中で、どのような流れが最も効率的に記録を残せる手段なのか？」を一旦考えることにしました。
- ミーティング日程が決まる
- スケジュールに日程を入れる
- ミーティング前に記録を残すノートを作成する
- ノートに記録しながら議事録を作成する
この流れの中で、どこを簡略化できるか？を考えると、
- ミーティング日程が決まる
⇒簡略化しようがない。 - スケジュールに日程を入れる
⇒簡略化しようがない。 - ミーティング前に記録を残すノートを作成する
⇒ここで何かできないか？ - ノートに記録を残す
⇒ここは自身のスキル次第
「スケジュールに日程を入れて記録ノートを作成する」というこの作業さえ簡略化できれば、ちりつもでかなりの業務効率に繋がる！ということを確信し、いろいろ調べてみました。
IFTTT（イフト）との出会い
IFTTTというのは、「if this then that」というシンプルなコンセプトに基づく「レシピ」を作成し共有することができるWebサービスです。
このサービス自体はライフログを始めた当初から使用していましたが、「FoursquareのチェックインをカレンダーとEvernoteに反映させる」「iPhoneで撮影した画像をEvernoteにバックアップさせる」「Facebookの投稿をEvernoteにバックアップする」などの単純なアプレットだけを利用していました。
このIFTTTを使って効率的に記録を残せるということに気付いてからは、このIFTTTの可能性に魅了され、何をするにしても「IFTTTで効率化できないか？」という思考を持つようになりました。
前置きが長くなりましたが、僕が実際にやっているミーティングの記録を効率的に残す方法をご紹介します。
- Googleカレンダーにミーティングの日程を入れる
- IFTTTでGoogleカレンダーとEvernoteを連携させる
- 議事録ノートが作成されたことを確認する
・・・・・・これだけです！
※IFTTTを使い込んでいる方にとっては当たり前だと感じるはずですので、これ以降は参考程度に読んでみてください。
※IFTTTのアカウント（無料）を持っているという前提でご紹介します！IFTTTのアカウント作成方法については、上記の記事を参照してください。
それでは、議事録作成の順序について説明していきます。
❶Googleカレンダーにミーティングの日程を入れる
文章の通り、指定カレンダーに日程を入れるだけです。
❷IFTTTでGoogleカレンダーとEvernoteを連携させる
今回は、自身でアプレットを作成する方法ではなく、既に作成されたアプレットを編集するやり方を紹介します。
※IFTTTでは様々な方がアプレットを作成して、それを展開してくれてるんですね。今回使うのはこちらです！
やることは単純で、これをそれぞれの好みで編集していくだけです！
設定はこれで完了！
※「HTMLの知識が必要じゃないとできないのでは？」と思うかもしれませんが、そんなものはGoogleさんに聞いてみましょう。なんでも答えてくれます。
参考までに、
<br>：改行
<b>：太字にする（ex.「<b>MTG</b>」という入力をすると「MTG」という文字が太文字になります）
<hr>：水平線を入れる
⇒この3つさえ覚えておけば充分！
以下、僕自身がIFTTTのBodyに入力しているものです。
※「{{Title}}」などの{{}}で囲まれているものはIFTTT上の挿入部分。
※敬称略
<hr>
<b>↓↓↓Memo before the MTG↓↓↓</b>
<hr>
<b>Title</b>： {{Title}}<br>
<b>Date and Time</b>：{{Starts}}-{{Ends}}<br>
<b>Place</b>：{{Where}}<br>
<b>Participant</b>：<br>
<b>Event URL</b>：{{EventUrl}}<br>
<b>Agenda</b>：<br>
<b>Memo</b>：{{Description}}<br>
<hr>
<b>↓↓↓Memo during the MTG↓↓↓</b>
<hr>
<b>Contents</b>：<br>
<hr>
<b>↓↓↓Memo after the MTG↓↓↓</b>
<hr>
<b>Decision（決定事項）</b>：<br>
<b>Checklist（確認事項）</b>：<br>
<b>Task（やること）</b>：<br>
<b>Impression（所感）</b>：
<hr>
<b>Record of MTG（記録・資料）</b>：
これがどのようにEvernoteに反映されるのか。
❸議事録ノートが作成されたことを確認する
今回設定した条件は以下の通り。
- タイトル：MTG-●●
- 日程：2018年05月22日午前12時10分～12時40分
- 場所：▲▲
- メモ：◆◆
- Evernoteの指定ノートブック：001006/GC
- Evernoteの指定タグ：指定なし
- IFTTTの動作：開始30分前にノートを作成する。
結果は、、、
と、こんな感じで議事録ノートが作成されます！
僕の場合、スケジュールに入れてログを残したいと思ったものはすべて、このように自動でノートが作成されるように設定しています。
セミナー、研修、イベントなどなど、、、
ライフロガーにとっては、この連携によってノートが自動作成されるので、非常に重宝されると思います！
４．まだまだ改善の余地はある
今やっているやり方がベストだとは思ってませんし、もっと効率的な方法があると思っています。
ただ、「このやり方が正解だ！」なんて方法はないと思うんですね。
大切なのは、「置かれている状況や、働くスタンス、仕事に対する取り組み方などが日々変化しやすい状況の中で、その変化に自分自身を適応させられるかどうか。」だと思っています。
この記事を読んでくださった方で、「こんな方法で自分はやってます！」みたいな好事例があったら、是非とも共有してください！
最後まで読んで頂き、ありがとうこざいました！
